11. Modeldocumenten: Infofiche, Bezoekfiche, E-mailsjablonen
Als doe-het-zelf-verkoper loont het om gebruik te maken van enkele handige modeldocumenten om het proces vlotter en professioneler te laten verlopen. We bespreken hier drie soorten: de infofiche van de woning, een bezoekfiche en enkele e-mailsjablonen voor de communicatie. Deze documenten zijn geen wettelijke verplichting, maar vormen een nuttige ondersteuning om georganiseerd te werken en een goede indruk te maken op kandidaten.
Infofiche van de woning: Dit is als het ware een beknopte brochure of gegevensblad van je huis, dat je aan geïnteresseerden kunt geven bij een bezoek of online kunt doorsturen. Het bevat de belangrijkste informatie op één blad. Wat zet je erin?
Foto’s: Eén of twee mooie foto’s (voorgevel en leefruimte bv.)
Adres en prijs: Duidelijk vermelden bovenaan.
Korte beschrijving: 2-3 zinnen over het type woning en troeven (zoals in je advertentie intro).
Eigenschappen in lijst: Bouwjaar, bewoonbare opp., grondopp., # slaapkamers, # badkamers, garage/parking (ja/nee), verwarmingstype, EPC-score, asbestattest resultaat, KI, eventuele bijzondere info (bv. monument beschermd? Zoniet, vermelden dat niet beschermd is). Veel hiervan heb je al in advertentie maar hier mag het bulletgewijs.
Overzicht indeling: Schets per verdieping de ruimtes (hoeft geen volledige tekst, kan bv: GVL: woonkamer, keuken, berging, toilet – 1e: 3 slpks, badk – 2e: zolderkamer – enz).
Bijzonderheden: bv. “Dak vernieuwd 2018”, “Nieuw schrijnwerk (PVC dubbel glas)”, “Uitbreidingsmogelijkheid tot ...”, “Rustige buurt”, etc.
Verplichte meldingen: EPC: label en score en ref; overstroming: niet/ (mogelijk) overstromingsgevoelig; Stedenbouw: vergunning ja/nee, woongebied, geen VKR, geen bouwovertreding, verkavelingsvergunning ja/nee. Dit kun je onderaan klein zetten.
Contact: Jouw naam, telefoon, email. Eventueel vermelden “Verkoop zonder makelaar – voor vragen contacteer eigenaar rechtstreeks.” Dit om duidelijk te maken dat ze niet via derden moeten gaan.
Logo of verwijzing ikverkoopuitdehand.be (optioneel): Als je van hun een template gebruikt, zal hun branding er misschien opstaan. Dit kan kandidaat-kopers geruststellen dat je wel professionele begeleiding hebt op de achtergrond (dus dat alles in orde zal zijn). Maar is optioneel.
Je kunt deze infofiche afdrukken en aan bezoekers meegeven. Zo hebben ze thuis nog iets om te bekijken, tussen alle panden die ze wellicht bezoeken. Vaak onthouden mensen het best wat ze zwart op wit hebben. Bovendien toont het dat jij georganiseerd bent en niets te verbergen hebt (je geeft immers alle kerninfo mee). Notaris.be heeft ook een soort standaard infofiche (die Livios vermeldde) waarin de 10 noodzakelijke documenten opgesomd staan – dat is een checklist voor verkopers. Maar de infofiche waar we het hier over hebben is meer commercieel gericht voor de koper.
Bezoekfiche (bezoekersregistratie): Dit document gebruik je voor jezelf tijdens de kijkdagen. Het is eigenlijk een tabel of formulier waarop elke bezoeker zijn naam en contactgegevens noteert, plus eventueel enkele vragen peilt. Je kunt bv. kolommen voorzien: Naam, E-mail/Telefoon, Aantal personen (gezinssamenstelling), Specifieke interesse of wensen. Of je laat het informeler: een gastenboek waar ze hun naam zetten en misschien een commentaar (“leuke woning!”). De hoofdreden is echter dat jij achteraf weet wie wie is. Zeker als je meerdere bezoekers hebt gehad, kun je anders namen vergeten of door elkaar halen. Met een ingevulde bezoekfiche kan je nadien correct iemand contacteren (“Dag mevrouw X, u was zaterdag bij ons op bezoek, en vroeg naar de isolatiewaarde – hierbij...”). Ook is het praktisch om het aantal bezoekers bij te houden en wie eventueel een tweede bezoek vroeg.
Let wel, door een bezoekfiche te laten invullen verzamel je persoonsgegevens, dus informeer dat het enkel is voor verkoopdoeleinden en dat je de gegevens niet anders gaat gebruiken. Je kan dit mondeling zeggen. Als iemand niet wil tekenen of info geven, ga je hen natuurlijk niet weigeren rond te leiden – het is vrijwillig. Maar meestal hebben serieuze kandidaten er geen probleem mee.
E-mailsjablonen: In de verkoop ga je ongetwijfeld meerdere mails sturen: op geïnteresseerden antwoorden, afspraken bevestigen, een bod bevestigen, enz. Het loont de moeite een paar sjablonen vooraf uit te schrijven die je dan telkens kunt hergebruiken (met kleine aanpassingen). Enkele nuttige sjablonen:
Reactie op een eerste informatieaanvraag: Iemand mailt via Immoweb “graag info” – je antwoordt vriendelijk met: “Beste [naam], bedankt voor uw interesse in [adres]. In bijlage vindt u alvast de infofiche van de woning. Bezichtigen kan op [dagen] – wanneer zou u passen? Met vriendelijke groet, [jouw naam].” Dit is kort, professioneel en nodigt meteen uit tot bezoek.
Afspraakbevestiging: Als je telefonisch of per mail een bezoek hebt afgesproken, stuur dan een bevestigingsmail: “Beste, Hierbij bevestig ik onze afspraak voor de bezichtiging van de woning op [datum] om [uur], adres [adres]. Parkeren kan in de straat. Gelieve te verwittigen indien u toch niet kan komen. Alvast tot dan! Met vriendelijke groet, ...”. Dit voorkomt misverstanden en staat stipt.
Follow-up na bezoek: “Beste [naam], Bedankt voor uw bezoek aan [adres] gisteren. Zoals beloofd bezorg ik u hierbij nog [het EPC attest/de plan van de woning/beantwoording op uw vraag over ...]. Mocht u bijkomende vragen hebben, aarzel niet om me te contacteren. We vernemen graag uw verdere interesse. Met vriendelijke groeten, ...” Dit toont attentheid en kan ze aansporen tot een bod.
Ontvangst bod en antwoord: “Geachte [koper], We hebben uw bod op onze woning ontvangen (bedankt daarvoor). Uw bod is [bedrag] onder volgende voorwaarden [...]. We zullen dit in beraad nemen en komen hier zo spoedig mogelijk (uiterlijk binnen 2 dagen) bij u op terug. Met vriendelijke groeten, ...” En vervolgens, bij tegenbod: “Beste, Na overleg stellen wij een tegenbod voor van [bedrag] onder voorwaarde [...] (bv. akte ten laatste in juni). We hopen hiermee dichter bij elkaar te komen en zien uw reactie graag tegemoet.”. En bij akkoord: “Graag bevestigen wij dat we akkoord gaan met uw voorstel. Wij zullen onze notaris [naam] vragen om de verkoopovereenkomst op te stellen. Kunt u ons bevestigen welke notaris u verkiest voor de akte? ...”. Dit zijn allemaal voorbeeldzinnetjes. Belangrijk is telkens beleefd, duidelijk en zakelijk te blijven.
Communicatie met notaris: Als je zelf de notaris contacteert: “Beste Meester [naam], In bijlage bezorg ik u de door beide partijen ondertekende verkoopovereenkomst van het pand [adres]. Koper is [naam, adres, contact] en verkiest uw kantoor voor de akte. Graag uw bevestiging van goede ontvangst en mocht u bijkomende info nodig hebben, hoor ik het graag. Met vriendelijke groet, ...”. Notarissen waarderen het als je gestructureerd alles bezorgt, en ze zullen wellicht zelf nog opvragen wat ze nodig hebben.
Gebruik van beschikbare modellen: Je hoeft niet alles van nul te verzinnen. Wellicht krijg je van ikverkoopuitdehand.be of online bronnen (Notaris.be, Immoweb blog) wel standaard teksten of checklists. ikverkoopuitdehand.be heeft bijvoorbeeld ongetwijfeld templates voor de infopagina en handige checklisten voor bezoeken. Ook in hun FAQ’s en blog geven ze al nuttige voorzetjes (zoals we zagen in vorige hoofdstukken). Maak daar gebruik van. Ook kun je door makelaarssites te browsen ideeën opdoen hoe zij mails opstellen of welke documenten ze gebruiken.
Professionele uitstraling: Deze modeldocumenten tillen jouw verkoop van amateuristisch naar professioneel niveau. Kopers zullen merken dat je alles goed op orde hebt. Een infofiche met het logo van Notaris.be of ikverkoopuitdehand.be erop geeft het gevoel dat de verkoop gestructureerd verloopt en dat alle informatie klopt (zeker als je referenties naar officiële bronnen vermeldt, zoals Statbel-cijfers of Fednot-checklists). Dit neemt mogelijk twijfels weg bij kopers die huiverig staan tegenover kopen van een particulier (sommigen vrezen “gaat dat wel correct zonder makelaar?”). Jij bewijst van wel, door dezelfde degelijkheid aan de dag te leggen als een makelaar zou doen.
Tip: Houd een logboek bij (mag digitaal of schriftelijk) van alle contactmomenten en afspraken. Noteer wie wanneer gemaild is en wat is afgesproken. Zo kun je altijd terugvallen op je eigen administratie mocht er verwarring ontstaan. Met de model-e-mails die je opslaat als concept, kun je telkens uniform communiceren. Professionaliteit schept vertrouwen bij de koper en maakt de kans op misverstanden of fouten kleiner.
Afsluitende tips – Modeldocumenten
Wees voorbereid met papierwerk: Een infobrochure of fiche voor je huis maakt indruk en helpt koper details onthouden. Zorg dat alles erin klopt en up-to-date is (pas bijv. de fiche aan als je prijs wijzigt).
Houd bezoekers bij: Laat mensen hun naam noteren bij bezoek. Het oogt ook een beetje officieel (ze beseffen dat je administratie bijhoudt – dat straalt sérieux uit). Bovendien heb je zo een lijstje om makkelijk opvolgmails te sturen.
Standaardiseer communicatie: Door gebruik te maken van sjablonen voor mails reageer je sneller en vollediger. Je vergeet zo niks belangrijks te vermelden en komt consistent over.
Check op taal en toon: Laat een ander eens naar je infofiche of voorbeeldmail kijken voor feedback. Foutjes eruit halen en zorgen dat het duidelijk is. Een verzorgde taal is cruciaal in deze documenten.
Pas aan waar nodig: Modellen zijn een uitgangspunt. Personaliseer ze waar relevant (een bezoeker die vroeg naar de wijk, benadruk in follow-up nog eens de buurtpluspunten, etc.). Het mag niet overkomen als een generieke copy-paste (zelfs al is het dat deels).
Documentatie bijhouden: Bewaar kopieën van alle uitgedeelde fiches en verstuurde belangrijke mails (bv. opslaan in een map). Mocht later een discussie ontstaan (“u had toch gezegd dat X bleef staan?” – “Kijk, in mijn mail van dd staat dat dit niet inbegrepen was.”), dan heb je je backup.
Meer weten? Terug naar overzicht van de volledige gids.